Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị

Hội thảo, hội nghị là một trong những hình thức tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp lựa chọn. Qui trình tổ chức một buổi hội thảo hay sự kiện không quá khó khăn nhưng cũng đòi hỏi phải có một sự chuẩn bị khá kĩ lưỡng, kế hoạch chi tiết. Dưới đây sẽ là một số lưu ý khi tổ chức những buổi hội thảo, hội nghị để các bạn có thể có được những gợi ý hữu ích.
Cần lên chủ đề chương trình cụ thể, kĩ lưỡng: Mỗi chương trình đều có một chủ đề muốn hướng đến để đạt được mục đích của buổi hội thảo đó, không chỉ là của doanh nghiệp, mà còn là của các khách được mời tam sự. Dù sự kiện do chính doanh nghiệp hay do công ty tổ chức sự kiện thực hiện cũng cần có một kế hoạch từ trước. Việc chuẩn bị kĩ càng sẽ gây được sự ấn tượng, nhất là về nội dung nhằm thu hút được công chúng.
Cần làm việc với người phát ngôn, các diễn giả: đây là một điều bất cứ nhà tổ chức nào cũng cần lưu ý. Toàn bộ nội dung của buổi hổi thảo nếu muốn có được sự thống nhất cũng như phù hợp về mặt thời gian, bạn cần làm việc với nhà phát ngôn hoặc diễn giả của buổi hội thảo. Điều đó sẽ giúp buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ, không bị kéo dài cũng như đảm bảo được về mặt thời gian. Các thông tinh về diễn giả và các chức danh khác nên công bố rõ ràng vì có thể tạo được sự quan tâm và thu hút hơn đối với buổi hội nghị
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị: Bạn cần căn cứ vào nội dung của sự kiện và số lượng khách mới tham dự để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Những hội thảo lớn thông thường được tổ chức ở những trung tâm hội nghị hoặc những khách sạn lớn. Những hội nghị có qui mô nhỏ có thể tổ chức ở những quán xá để tạo được không khí cởi mở, thân thiện hơn. Bạn cũng nên tìm hiểu kĩ nội thất bên trong của những địa điểm đó, xam xét những đồ dùng nội thất cũng như hệ thống âm thanh hội thảo, âm thanh phòng họp có đảm bảo hay không, ngoài ra cũng cần tìm hiểu về kinh phí để có được những phương án phù hợp.
Quảng bá cho hội nghị, hội thảo: Khách mời là một phần rất quan trong, vì vậy việc quảng bá là hết sức cần thiết. Hiện nay mạng xã hội là một hình thức quảng bá khá hữu dụng đối với những hội thảo mà khách mời không cần mất chi phí. Đối với những sự kiện mất phí tham dự bạn nên gọi điện trực tiếp để mời khách tham dự. Bạn cũng cần cân nhắc đến thời gian quảng bá buổi hội thảo, hội nghị sao cho thích hợp, không quá muộn hay quá sớm.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *